”Se ’any key’ tarkoittaa mitä tahansa näppäintä”

Kirjoitin eilen Helsingin it-ohjelmasta, joka oli tänään kaupunginhallituksen asialistalla. Ohjelma hyväksyttiin esityksen mukaan.

Se että paperi meni läpi ei yllättänyt minua lainkaan. Niin näillä asioilla on tapana käydä. Sisältöihin olisi pitänyt vaikuttaa jo aiemmin. Ohjelma toki valmisteltiin Taskessa ilman julkista keskustelua tai mahdollisuuksia vaikuttaa avoimesti sen linjauksiin. Yritetään sitten 2014 uudestaan.

Kuva: caseorganic / Flickr (cc-lisenssi)

Kokouksen käsiteltävänä oli myös Yrjö Hakasen, valtuuston ainoan kommunistin, aloite kaupungin viime vuonna hankkiman Ahjo-järjestelmän parantamiseksi. Vastaus Hakasen aloitteeseen kuvaa erinomaisella tavalla miten kaupungin it-prosessit ovat vinksallaan:

Kaupunginhallitus toteaa, että aloitteessa esiintuotuihin seuraaviin kahteen kehittämisehdotukseen suhtaudutaan varauksella, sillä ne eivät ole kokoussovelluksen suunnitellun käyttötavan mukaisia. Kyse on merkintöjen tekemisestä itse asiakirjoihin sekä useiden päätösasioiden/asiakirjojen samanaikaisesta käsittelystä sovelluksessa.

Eli kun kokoussovellusta ei alunperin suunniteltu siten että asiakirjoihin voisi tehdä merkintöjä tai kahta dokumenttia selailla yhtäaikaa, niin näitä ominaisuuksia ei järjestelmään enää vaan voida mitenkään lisätä. Arggh.

Ja juuri hyväksytyssä it-ohjelmassa puhutaan kauniisti käyttäjälähtöisyydestä. Sillä tuskin tarkoitetaan sitä että Ahjo-läppäri lähtee turhautuneen käyttäjän kädestä ballistisesti kohti vesilintua.

Miten sitten saataisiin parempia järjestelmiä? No, ruuvaamalla it-hallintoa strategisesti eri suuntaan. Mites se tapahtuu? Muuttamalla it-ohjelmaa. Ainiin, se hyväksyttiin juuri että naps vaan.

Kauniin kafkamainen palautelooppi.

Masentavinta ohjelman vaiheita seuratessa on ollut vaikutelma että oikein ketään muutaman Vihreän nörtin ja valtuutetun lisäksi ei tunnu paljoa nappaavan. Kyse on kuitenkin noin sadasta miljoonasta eurosta vuodessa. Pitäisi ehkä vähän kiinnostaa. Kaupungin it-hallinto on tietoyhteiskunnan julkista perusinfraa.

Lisäksi minua on hämmästyttänyt se, että erittäin fiksuiksi tietämäni ihmiset nostavat it-ohjelman edessä kädet pystyyn; ”me ei ymmärretä tästä mitään”, ”menee yli hilseen”.

En minäkään it-ammattilainen ole. Koodaamisesta en tajua yhtään mitään, serveri- tai ohjelmistoarkkitehtuureista vielä vähemmän. Mutta ei kai tarvitse olla lääkäri voidakseen päättää sairaanhoidon organisaatiomalleista tai merikapteeni ohjatakseen sataman toimintaa?

Ongelma on kaksiteräinen; tottakai it-ohjelman perkaaminen vaatii aikaa ja vaivaa, mutta niin vaatii kaupungin kaikkiin muihinkin asioihin syventyminen. Julkinen päätöksenteko ei saa olla rakettitiedettä.

Suurempi syypää onkin hallinto, jonka on popularisoitava ulosantiaan. It-hallinnon tulee kyetä selittämään ohjelmansa niin että kaupunginhallituksen ja valtuuston jokainen jäsen, tai edes enemmistö, ymmärtää mistä päättää ja miten päätös vaikuttaa. Näin ei selvästikään nyt ollut asian laita.

Asiantuntijakieli on vallankäyttöä. On paljon helpompaa piiloutua vaikeiden lyhenteiden taakse kuin selittää asiat niin että maallikkokin ymmärtää.

Et ipsa scientia potestas est, eix jeh?

Advertisement

Helsingin it-ohjelma

Huomenna kaupunginhallitus käsittelee kokouksessaan ”Tietotekniikkaohjelmaa vuosille 2012-2014”. Otso kirjoitti aiheesta minua asiantuntevammin ja minulla on näin maallikkona Kivekkään huomioihin vain vähän lisättävää.

Kaavio päivässä pitää lekurin loitolla.

Haluaisin vastaukset seuraaviin kysymyksiin:

1. Kustannukset

Edellisessä kaupungin it-strategiassa linjattiin kustannusten kasvavan noin 50%. Näin myös tapahtui. Nyt tuoreessa paperissa kuluista ei sanota yhtään mitään. Todetaan vain että ”Infrastruktuurin osuus tietotekniikan kokonaiskustannuksista tulee saada laskevaksi”, joka tietysti prosentuaalisesti onnistuu komeasti jos muut osuudet kasvavat.

Haluaisin ohjelmaan arvion ohjelmakauden it-kustannuskehityksestä.

2. Käyttäjälähtöisyys

Strategiseksi tavoitteeksi kirjataan hienosti: ”Helsinki on käyttäjälähtöisten innovaatioiden edelläkävijä”.

Vallan mainiota! Päästäänköhän tulevaisuudessa siis esim. Ahjo-järjestelmää käyttämään millä tahansa päätelaitteella? Hienoa! Käyttäjälähtöiset innovaatiot ovat upea juttu! Myöhemmin vaan sitten linjataan:

Hallintokunnille ja käyttäjille tietotekninen infrastruktuuri näkyy keskitetysti järjestettyinä palveluina.

Kaupungin perusinfrastruktuurilta edellytetään yhdenmukaisuutta, koska sen on oltava kaupunkiyhteisyyden lisäksi laajasti yhteentoimiva muiden organisaatioiden kanssa. Kaupungin toiminnan jatkuvuus ja palvelujen kehit- täminen edellyttää ajanmukaista ja yhtenäistä tietoteknistä infrastruktuuria.

Tämä tarkoittaa käytännössä siis sitä että tulevaisuudessakin esim. Ahjo-järjestelmää ja sen kumppaneita kehitetään siten, että ne ovat käytettävissä vain ja ainoastaan kaupungin määrittämällä infralla. Ymmärrän linjauksen it-väen näkökulmasta: on monta kertaluokkaa helpompaa ylläpitää, ohjeistaa ja huolehtia tietoturvasta yhtenäisellä laitekannalla. Tämä vaan ei ole juuri lainkaan käyttäjälähtöisyyden mukaista. Keskitetyt ratkaisut ja käyttäjälähtöiset innovaatiot ovat peruslähtökohdiltaan janan ääripäät – niiden väliltä on löydettävä tasapaino ja nyt olisi aika siirtää Helsingin painopistettä kohti käyttäjää.

Mielestäni ”maailma” on menossa siihen suuntaan, että ”sisältöjä”, niin julkisia kuin salaisiakin käytetään ihan miltä tahansa laitteelta. Olen toisinaan lukenut samaa esityslistaa sekä puhelimesta, padilta, läppäriltä että Ahjo-koneelta. Yhden näistä neljästä laitteesta hankinta olisi voitu välttää, jos järjestelmä olisi kehitetty eri näkökulmasta.

Tämä toki asettaa kaupungin it-osastoille haasteita, mutta ainakin tietoturvallisuudessa tämän kaupungin suurin aukko on luottamushenkilöjärjestelmä, jonka ”vuotamista” ei kyllä millään teknisellä ratkaisulla tukita.

Eli haluaisin että käyttäjälähtöisyys heijastuisi myös infrastruktuuriin. En tarkoita tällä sitä, että infraa kehitettäisiin jokaisessa virastossa erikseen, vaan sitä että projekteissa huomioitaisiin käyttäjien toiveet ja tavoitteet edes jollain tavalla. Valmistelu on nyt ollut erittäin suljettua, järjestelmäkeskeistä ja ylhäältä ohjattua.

En malta olla vielä lopuksi vertaamatta it-strategian valmistelua Guggenheim-hankkeeseen. Kaupungin it-puoli kun on suurin piirtein budjetillisesti samaa kokoluokkaa kuin kultturiala – rapiat toista sata miljoonaa. Kuten jo aiemmin mainitsin, edellisessä it-ohjelmassa linjattiin noin 50% kustannusnousu. Tämä on siis moninkertainen verrattuna Guggenheimin kustannuksiin. Huomasiko kukaan?

It-ohjelma tuotiin täysin suljetun valmistelun, jossa käytettiin myös ulkopuolisia konsultteja, jälkeen kaupunginhallitukseen, joka todennäköisesti huomenna hyväksyy ohjelman suuremmitta mutinoitta.

Miksei Iltalehti tee galluppia? Miksei vaadita kansanäänestystä? Miksei HS.fi täyty vihaisista viesteistä? Mikseivät nuoret journalistit julista uudenlaisen hallintoaikakauden alkua? Miksei Blogistan ja Facebook myrskyä?

Niinpä niin.

Helsinkiin tarvitaan it-lautakunta

Kirjoitin pari viikkoa sitten Helsingin tulevasta sähköisestä asianhallintajärjestelmästä, Ahjosta, ja sen mielestäni ei aivan strömsöläisestä hankintaprosessista.

Käyn parin viikon kuluttua hakemassa pränikän koneen ja toimikortin kaupungintalolta. Nyt on myös varmistunut, että ko. järjestelmää ei voi tällä hetkellä mitenkään, edes ostamalla itse toimikortinlukijan, käyttää muissa kuin kaupungin hankkimissa koneissa. Käyttäjiä ei kuunneltu lainkaan.

Pinnan alla muhii muitakin tärkeitä it-asioita: kaupungin uusi it-strategia valmistuu tänä keväänä, avointa lähdekoodia on yritetty valtuuston kautta edistää monta kertaa ja muitakin suuria ohjelmistohankkeita kuin Ahjo on vireillä tai jo hankittu.

Tietohallintoa hoitaa Helsingissä talous- ja suunnittelukeskus Taske, joka on suoraan kaupunginhallituksen ja kaupunginjohtajan alainen elin.

Kaupunginhallituksen päätöksentekotaso on niin korkea, että varsinaiseen esim. it-hankintojen yksityiskohtien ohjaukseen ei siellä ryhdytä. Helsingin noin 90 miljoonan euron it-budjettia ei siis käytännössä ohjaa yksikään demokraattinen luottamuselin. ”Meillä kulttuuripuolella” sen sijaan jokaista alle kymmenenkin miljoonan euron puljua valvoo oma johtokunta, hallitus ja/tai edustajisto.

Ei tässä ole mitään järkeä. Helsinkiin tarvitaan mahdollisimman nopeasti asiantunteva it-lautakunta, joka toisi tietohallintopuolelle kipeästi kaivattua kriittistä tarkkailua, käyttäjänäkökulmaa ja varmasti parantaisi myös tiedonkulkua päättäjien ja tietohallinnon välillä.

En tiedä voidaanko kesken valtuustokauden perustaa uusia lautakuntia, mutta jos ei, tästä aiheesta tulee varmasti ainakin minulle eräs seuraavien kunnallisvaalien pääteemoista. (Ei niihinkään vaaleihin ole enää kuin puolitoista vuotta!)

Ei tämä vaan voi jatkua näin.

(k)ahjo

Helsingin kaupungin hallinto aikoo siirtyä käyttämään tänä keväänä Ahjoa, sähköistä asianhallintajärjestelmää. Meille luottamushenkilöille tietoa uudistuksesta on tullut tipoittain. Nyt kuitenkin projekti alkaa valmistua – kävin tänään kaupungintalolla passin kanssa varmistamassa käyttäjyyteni.

Uudistuksen perustelut ovat hyvät ja selvät. Ei ole mitään järkeä kuljetuttaa kokousasiokirjoja ympäri kaupunkia kun tieto voitaisiin ehkä näin 2010-luvulla lähettää jo sähköisestikin. Pelkästään kaupunginhallitus ja kaupunginvaltuusto kuluttivat viime vuonna 11 miljoonaa paperikopiota. Todellinen Vihreä uudistus siis. Voi jopa ihmetellä miksei tätä ole tehty jo aiemmin.

Mutta kuten usein tietotekniikkaan liittyvissä asioissa, tämäkin muutos on onnistuttu toteuttamaan aivan käsittämättömällä tavalla.

Varmentaminen toteutetaan Väestörekisterikeskuksen toimikortilla, joka on ilmeisesti erittäin turvallinen ratkaisu. Tästä tietenkin seuraa se, että kaupungin asiakirjajärjestelmä ei ole käytettävissä esim. iPadilla tai muilla mobiililaitteilla. Olisikohan ”kevyempikin”, esim. pankkitunnuksilla toteutettu varmentaminen riittänyt kokouspapereidemme suojaksi? No, tämä on vielä pientä.

Kaupunki ei tietenkään voi olettaa että kaikilla sen luottamushenkilöillä olisi tietokone ja nettiliittymä. Tämän vuoksi Helsinki on ostamassa kaikille luottamushenkilöilleen (valtuutetut, lautakuntalaiset jne.) kokouskäyttöä varten kannettavat Windows-läppärit, joissa on sisäänrakennettu internet-yhteys (käsittääkseni 3G) ja toimikortinlukija. Yhteensä noin 300-400 läppäriä.

Tuollaiset vehkeet eivät tietenkään ole hinnaltaan halvimmasta päästä, vaan arviolta noin 1500€ per kone.

Ja. Kun sain tänään vihdoin käsiini asiaa tuntevan henkilön, ja kysyin häneltä, voinko käyttää Ahjo-järjestelmää omalla ”Macintosh”-tietokoneellani, sain vastaukseksi ”En tiedä. Lähtökohta on se, että hankitaan kaikille koneet ja niitä käytetään.” (Toimikortinlukija-ohjelmisto sinällään on saatavilla sekä OS X:ään että Linuxiin.)

Epätodellista.

Minä pärjään vallan hyvin omalla kannettavallani. En todellakaan aio ryhtyä kokouspäivinä kanniskelemaan kahta läppäriä ympäri kaupunkia. Tietoyhteiskunta, 2010-luku ja mitä niitä nyt oli.

Helsinki on valmis ostamaan minulle 1500€ hintaisen läppärin, mutta ei 30 euron muistikortinlukijaa. Erotus 1470€ kortinlukijan hyväksi.

En ole varmaankaan ainoa luottamushenkilö, jota ei tekniikkaroina enää kiinnosta vain koska se on ilmaista. Eikö koneet kannattaisi hankkia vain niitä tarvitseville?

Järjestelyn voisi hoitaa esim. siten, että valtuustoryhmät saisivat valtuustokaudelle jonkun summan, esim. 800€-1000€ per luottamushenkilö, jonka ne voisivat käyttää haluamallaan tavalla tietoteknisiin hankintoihin tai palveluihin. Summa olisi selvästi pienempi kuin se, joka nyt käytetään ja lopputulos aivan yhtä toimiva.

Sinänsä muutaman sadan läppärin hankintahinta on kaupungin mittakaavassa mitätön summa ja jopa tällä tavalla toteutettu uudistus on todennäköisesti edukkaampaa kuin nykyinen asiakirjojen printtaus- ja roudausrumba.

Tässä on kuitenkin myös periaatteellinen puoli: onko oikein käyttää turhaan kaupungin yhteisiä rahoja, jos säästämme samanaikaisesti lähes kaikkialta? Ei. Turhaa tuhlausta tulisi välttää, vaikka se olisi osittain symbolista.

Kulttuuri- ja kirjastolautakunnassa väännämme tuhatlappusia paikasta toiseen ja tiedän, että niiden avulla tehdään kentällä taidetta suurella sydämellä. Nyt pelkästään meidän lautakuntamme jäsenten läppäreihin ollaan käyttämässä summaa, joka vastaa teatteriryhmän tai Espan lavan konserttisarjan avustusta.

Ei tunnu hyvältä eikä järkevältä. Toivottasti tulevaisuudessa voidaan toimia fiksummin.